Bürokratie mal wieder... Dabei haben wir ein anderes Problem

Ein juristisch fundamentierter, machthungriger Misstrauensstaat unterläuft die Demokratie. Bürokratie ist nur das Symptom. Oder Mittel zum Zweck.

von Dirk Neubauer

Heute gibt es mal wieder den großen Anlauf. Mit Auflauf sozusagen. Beim Bundespräsidenten präsentiert Die Initiative für einen handlungsfähigen Staat einen Bericht. Diese Gruppe, finanziert von einer Reihe Stiftungen, verfolgt das Ziel, die Effizienz und Bürgernähe der deutschen Verwaltung durch umfassende Reformen zu stärken. Gegründet von der Medienmanagerin und Aufsichtsrätin Julia Jäkel, den früheren Bundesministern Peer Steinbrück und Thomas de Maizière sowie dem ehemaligen Präsidenten des Bundesverfassungsgerichts Andreas Voßkuhle, sollen die Expertinnen und Experten gemeinsam konkrete Ansätze erarbeiten, wie staatliche Strukturen in Deutschland zukunftsfähig gestaltet werden können. Klingt gut. Wie eigentlich immer. Neues aber gibt es nicht. Denn: Was wir tun müssen, wissen wir seit Jahren. Und spätesten nach meinen Reisen nach Estland weiß ich auch, dass nicht nur ich weiß, wie wir es tun könnten. Denn hier waren schon alle. Der Bund, die meisten Bundesländer. Um sich anzusehen, wie digitale Vertrauensverwaltung geht. Wir wissen also. Umsetzen aber wollen wir es irgendwie nicht. Wir haben kein Erkenntnisproblem. Wir haben ein Umsetzungsproblem. Und das liegt viel tiefer. Und sorgt dafür, dass wir das Symptom bekämpfen. Nicht die Ursache. Und das wir diese weitere, honorige Initiative auch nicht ändern.

Reisen bildet. das ist bekannt. Ich war in den vergangenen Jahren zweimal in Estland. Dieses kleine Digitalwunder am Rande der EU macht vieles richtig. Deshalb waren wir da. Wir wollten lernen, wie man Verwaltung richtig digitalisiert. Estland hat das umgesetzt. 99 Prozent aller staatlicher Leistungen gibt´s per Handy. Man weiß hier also, wie es geht. Und - was für uns noch viel wichtiger ist: Estland macht dabei grundsätzlich sehr vieles wie wir. Das hat einen einfachen Hintergrund. Als damals die Russen das Weite suchten, und das Land endlich auf eigene Füße finden musste, da sah man sich nach Vorbildern um. Es musste schnell gehen mit der Selbstverwaltung. Und man fand eines. Uns. Die Bundesrepublik erschien den Esten in seiner Struktur als vorbildhaft. Ähnlich kulturell positioniert und gut strukturiert. Dazu erfolgreich. Was will man mehr. Kurzerhand also übernahm man tatsächlich weite Teile unserer Strukturen. Doch eines machte man anders, als wir: Man machte es einfach. Vertreter aus Politik und Wirtschaft erklärten dies mir beinahe gleichlautend immer so. „Wir haben gesehen, dass Deutschland vieles gut organisiert und gut regelt. Dass die Strukturen auch auf uns zu Teilen passen. Wir hatten aber nicht das Geld, es so kompliziert zu tun.“ Also machte man es einfach. Man ließ Kontrolle weg, ersetzte diese durch ein Grundvertrauen zu den Bürger:innen und digitalisierte die Prozesse. Und: Auch wenn sich deutsche Politik da stets immer wieder rausredet. Das ginge hier auch. Quasi über Nacht. Denn man braucht nur zwei Dinge. Vertrauen in die Bürger:innen und eine positive Sicht auf die Digitalisierung. Und - ja es gibt doch noch ein Drittes: Es braucht Mut, damit zu beginnen.

Doch diese zwei oder auch drei Bausteine der Zukunft sind in Deutschland 2025 Mangelware. Noch immer. Wir leben in einem juristisch dominierten Misstrauensstaat. Die Bürokratie ist nur die Folge dessen. Oder Mittel zum Zweck. Je nachdem. Auf jeden Fall gilt: Kontrolle schlägt Eigenverantwortung. Und das macht noch mehr als ärgerlich lange, unverständliche und immer teurere Verfahren. Dieses Dilemma hat auch massive Auswirkungen auf die Demokratiefähigkeit der Menschen entwickelt. Wenn mir der Staat nicht traut, der traut dem Staat am Ende auch nicht. Und Demokratie ohne Vertrauen gibt es nicht. Und als wäre dies nicht schlimm genug sehen wir jeden Tag, dass dieses maßregelnde, komplexe und ressourcenvernichtende Kontrollmonster nicht wirklich Schaden abwendet. Denn legt man es darauf an, kann man Milliarden in zweifelhaften Maskengeschäften versenken. Oder Millionen in eine nutzlose Maut. Man könnte diese Liste fortsetzen. Und, auch das sei noch am Rande bemerkt: Der Apparat an sich verursacht die meisten Kosten bei der Überwachung der Millionen Wählenden. Die aber, die wir mit Bescheiden überziehen, die man ohne juristischen Beistand oder KI kaum noch verstehen kann. Die tun zu 97 Prozent das, was man von Ihnen erwartet. Und verursachen somit die geringsten Schäden. Eigentlich. Denn weil wir so tun, als müssten wir jeden bewachen, machen wir dies indirekt ja auch. Mit Kontrolle und Bescheiden. Aber dies liegt nicht in der Verantwortung der Verwaltung. Es sind die juristischen Grundlagen, sprich die Gesetze aus Bund und Land, die dies erfordern. Dass man vor Ort sicher mehr Ermessensspielräume nutzen könnte, ist zwar richtig, aber im Gesamtblick nicht entscheidend. Auch eine wichtige Wahrheit.

Aber erstmal zurück nach Estland. Das System dort, das spätestens seit dem wirren Russlandmove der letzten Jahre heftig attackiert attackiert täglich beweist, das IT sicher sein kann. Und das im übrigen den selben Datenschutzregeln unterliegt wie die unseren. Dieses System könnte auch uns helfen. Da viele Strukturen gleich sind, wäre eine Übernahme dieser Lösung oder zumindest wesentlicher Teile nicht nur möglich. Sie wäre wünschenswert. So könnte auch bei uns jeder Bürger exakt nur einmal als Datensatz existieren, auf den alle zugreifen und den er selber pflegt. Wer also in Estland beispielsweise umzieht, der meldet dies exakt an einer Stelle. In seinem Bürger:innen-Account. Dann wissen es alle. Fertig. Inklusive der Bank, dem Finanzamt und was da sonst noch so alles diese Daten braucht. Mein Lieblingsbeispiel aber ist das Kindergeld. Warum? Weil ich zum einen weiß, wie lustig der Antrag hier bei uns sein kann. Und weil dieses Beispiel zeigt, wie einfach der Wegfall von Kontrolle an falscher Stelle ist. Wenn man es will. Denn, wenn man in Estland ein Kind bekommt, bekommt man nach dem Verlassen des Krankenhauses automatisch eine Mail. Diese enthält die Personenkennzahl des neuen Erdenbürgers, die ihn künftig im System lebenslang abbildet. Zudem werden die Eltern um die Mitteilung der IBAN gebeten, auf die der Staat das Kindergeld überweisen soll. Wer es wider erwarten nicht will, muss es explizit abwählen. Fertig. IBAN raus, Prozess erledigt. Man verzichtet also genau genommen auf einen Antrag, denn: Wer will KEIN Kindergeld, wenn er es haben kann? Auf Nachfrage konnte mir niemand sagen, ob es jemals in Estland eine Ablehnung seitens der Eltern gab. Aber das ist nicht das Wesentliche. Wesentlich ist, dass diese Vorgehensweise keinen Aufwand auf irgendeiner Seite generiert. Vertrauen und Logik. Und natürlich den Mut, dies so durchzuziehen. Und dies ginge. Auch, wenn wir mit über 80 Mio Bürgern in einem Förderalsystem ein paar mehr sind, als im Baltikstaat. Dieses Verhinderungsargument ist neben dem des Datenschutzes ein gern benutztes Narrativ. Aber es ist falsch. Denn nichts ist Digitalisierung egaler als Skalierung. Was für 1,5 Mio Bürger:innen geht, geht auch für 80 Millionen. Und die Akzeptanz ist riesig. 95% der Esten nutzen ausschließlich die Angebote. Der Rest darf noch immer mit Papier arbeiten. Wenn Er oder Sie es wollen. Und zum Datenschutz: Der funktioniert in Estland auch besser, denn: Während wir hier fortwährend Menschen Datenschutzerklärungen unterzeichnen lassen, die wir als Behörden schon selber nicht einhalten können. Weil wir oft gar nicht wissen, wie oft und in wie vielen Verwaltungssachen es den oder die Bürgerin bei uns eigentlich gibt. Geschweige denn, welche Daten wir im Irgendwo der analogen Archive den Papierläusen zum Fraß vorhalten. Währenddessen hat der Este volle Hoheit über seine Daten. Gesetzlich verbrieft übrigens.

In seinem Bürger:innen-Account gibt es nämlich einen Karteireiter, der wichtig ist. „Deine Daten“ heißt der frei übersetzt. Dort listet das System alle Zugriffe auf, die auf die Daten eines Bürgers oder einer Bürgerin erfolgt sind. Ob von Polizei, Ordnungsamt oder sonstiger Behörde. Können sich die Betroffenen nicht erklären, warum der Zugriff erfolgte, kann man direkt aus dem System heraus Auskunft darüber einfordern. Und diese muss erfüllt werden. Wer jetzt an seine Datenschutzzettel denkt, die er zigfach zuhause bereits entsorgt hat, der weiß spätestens jetzt, was wirklicher Datenschutz bedeutet. Bemerkung am Rande: Über dieses System werden auch die Gesundheitsdaten der Esten verwaltet. Es gibt keine zweite Karte oder gar ein zweites System. Und auch hier gilt: Greift ein Arzt darauf zu, muss er den Grund dafür nachweisen. Ansonsten drohen drakonische Strafen bis hin zum Entzug der ärztlichen Approbation. Wichtig dabei ist: Die Bürger:innen haben die Hoheit der Daten. Immer und zu jeder Zeit. Alles wird schneller, einfacher, effizienter und billiger. Und schafft Vertrauen. Und die Vorteile sind immens. Und während im Landratsamt Mittelsachsen 1.500 Verwaltungsmitarbeitende im Gegenwert von knapp 100 Millionen Gehalts-Euro im Jahr für knapp 300.000 Bürger:innen alles regeln, schafft die Staatsverwaltung in Estland mit der Kernverwaltung ähnlicher Größe das gesamte Land zu managen.

Warum also tun wir das nicht? Um auch dies noch vorweg zu nehmen. An Estland liegt das nicht. Immer und immer wieder führt man dort Abordnungen aus Deutschland durchs Land. Immer wieder bietet man auch an, das System zu übernehmen. Zuletzt in der Flüchtlingskrise, was Thomas de Maizière, Mitglied der Kommission eigentlich wissen müsste. Da nämlich war es Estland, das aktiv darauf hinwies, dass ein Handling und die Verarbeitung von Massendaten wie man dies bei Fluchtwellen erwartungsgemäß abbilden muss, in ihren Systemen kein Problem wäre. Doch Deutschland schwieg. Der Bundesinnenminister, heute Mitautor des Berichtes, handelt wohl offensichtlich nicht. Und das hatte Folgen. Denn ein solches Thema im „wie gewohnt“ bearbeiten zu wollen, zog ein Jahre währendes, sich auf Grund fehlender Digitalisierung zu einer papiernen Antragsflut aufstauendes Szenario nach sich. Von Beginn an wäre ein digitales Erfassungsverfahren nötig gewesen. Inklusive von Zahlkarten und all den anderen Dingen, die wir Jahre, ja teils Jahrzehnte später umsetzten. Und dies nicht einmal aus Kontrollzwang heraus wie jetzt, da man radikale Narrative bedient und dies nur tut, um Überweisungen von deutschem Steuergeld nach wo auch immer zu unterbinden. Sondern aus Gründen der Einfachheit und Effizienz. Oder was glauben Sie wie effektiv es ist, Bargeld für Tausende Empfänger vorzusortieren, bewacht auszufahren und in Heimen bar auszuzahlen? Alleine in nur einem Landkreis von 2000 Quadratkilometern? Mir berichtete eine Sparkasse, das zwei Leute eine Woche lang alleine damit beschäftigt waren, die Geldpakete vorzubereiten. Zwei Menschen. Eine Woche lang. Alle vier Wochen. Nicht mit drin die Kosten für Sicherheitstransporte und das entsprechende Personal. Eine Bezahlkarte, wie wir sie entwickelt haben, kostete pro Kopf und Monat 2,50 EUR Systemgebühr. Als wir diese einführten, machte diese sich binnen weniger Wochen bereits bezahlt.

Warum also nicht früher? Aus den selben Gründen, der Verwaltungsvereinfachung immer zum Opfer fällt. Gesetzliche Bestimmungen. Kontrolle. Misstrauen. Wer eine solche Karte hat, muss nicht irgendwo anwesend sein. Kann demnach nicht zu 100 Prozent kontrolliert werden. Und diese „Kontrolle Anwesenheit“ muss sein. Man hatte zu erscheinen. Wer nicht kommt, kriegt auch kein Geld. Prinzipiell ist das auch richtig. Doch stehen hier Aufwand, Kontrolle und Nutzen im Verhältnis? Ich denke, nein. Mindestens aber ist dies fragwürdig. Denn: Wer es will, ist eben alle vier Wochen zum Geld holen da. Und sonst vielleicht nicht. So einfach kann die Welt sein. Und jeder weiß das. Dennoch halten wir an alten Regelungen fest, solange es eben geht.

Was also brauchen wir wirklich. ich meine, statt einem weiteren, detailliertem Bericht über das alles, was wir schon wissen? Exakt. Wir brauchen eine Staatsreform. Wir müssen Strukturen in Frage stellen, straffen, modernisieren. Wir müssen alte Regeln brechen, neue, vertrauensbasierte Lösungswege etablieren und eine effiziente Stichprobenkontrolle umsetzen. Wir brauchen digitale Instrumente, die die Entwicklungsstufen, die wir jetzt mit einem irrsinnigen Aufwand geschaffen haben, überspringen. Einmal richtig, bitte. Sonst werden wir allen Entwicklungen auf ewig zehn Jahre hinterherlaufen. Wir müssen den Mut haben, Gesetze auf das Wesentliche zu reduzieren und Ermöglichung vor Kontrolle zu stellen. Gesunde Risikoabwägungen gehören dazu. Wenn man weiß, dass in Sachsen 30 Prozent der zur Verfügung stehenden Fördermittel dafür aufgebraucht werden, sich gegenseitig zu versichern, dass mit dem Geld auch wirklich das passiert ist, wofür es beantragt wurde. Dann weiß man auch, dass es so nicht weitergehen kann. Und darf. Denn wir reden hier über dreistellige Millionenbeträge, die dem eigentlichen Zweck entzogen werden. Ich selber kenne Prüfverfahren, die die eigentliche Fördersumme um einiges überstiegen. Das ist nicht sinnvoll. Das ist Sabotage. Wir brauchen eine Vertrauensoffensive. Nicht nur, um effizienter zu werden. Sondern auch, um unsere demokratische Verfasstheit zu retten. Warum? Weil immer mehr Kontrolle und Fördervorbehalte mit Regeln, die weit weg vom Ort ihrer Wirkung erdacht werden, auch die lokal gewählten Gremien in Frage stellen. Was bitte ist der Beschluss eines Gemeinderates wert, wenn die Sachbearbeiterebene in einem Ministerium diesen formal kippt? Weil irgendein Kriterium aus deren Sicht nicht gegeben ist? Wenn also beispielsweise eine überalternde Kommune eine Sportanlage bauen will, um für junge Familien attraktiv zu bleiben und das Ministerium meint, dass eine alte Stadt eine solche nicht mehr braucht? Sie sehen. Hier kommen wir an die Grundfesten demokratischer Strukturen. Das ist nicht mehr kosmetisch behandelbar. Es braucht grundlegende Veränderung. Braucht es jede Ebene unseres Staates? Was wird wo am besten entschieden? Wie bekommen wir mehr Subsidarität statt Fremdbestimmtheit?

Wir müssen einen Prozess organisieren, der von der Kommune aufwärts das gesamte Land neu denkt. Dass ehrlich analysiert was wir brauchen und was nicht. Außenpolitik macht kein Gemeindeoberhaupt. Lehrerausbildung muss das Land organisieren. Aber vieles mehr gehört in die Entscheidungshoheit der Kommunen und deren Bürger:innen. Dort nämlich leben die Menschen, um die es geht und wegen deren Wohl wir eigentlich Politik machen. Nur darum geht es eigentlich. Und wenn wir diesen Menschen mit mehr vorbehaltloser Finanzierung der Kommunen wieder die Geschicke in die eigenen Hände legen. Dann werden sie auch wieder aktiv werden. Niemand hat Lust auf Mangelwirtschaft und deren Verwaltung. Aber viele Menschen würden sich wieder einbringen wenn sie wüssten, dass es Möglichkeiten gibt, gemeinsam eigene Ideen auch umzusetzen. Ohne Antrag in Irgendwo. Demokratie lebt von Vertrauen und der Erkenntnis, dass ein sich „einmischen“ etwas bewirkt. Wo das funktioniert, wird mehr geschafft. Wo das funktioniert, haben radikale Hassredner wenig Boden zu gewinnen.

Der Gegner dabei sitzt nicht irgendwo. Er sitzt in Landesdirektionen, Ministerien, Landtagen. Überall dort, wo man die bestehenden Verhältnisse nämlich auch dafür benutzt, Macht auszuüben. Und wann immer man eine Debatte zur Veränderung anstrebt, kommen vor dort die meisten Widerstände. Denn: Wer über das Geld verfügt, der bestimmt, was damit geschieht. Das war schon immer so. Mir selbst hat in einem Streitgespräch darüber ein ehemaliger finanzpolitischer Sprecher einer Regierungspartei den folgenden Satz an den Kopf geworfen: "Das alles (er meinte das Steuer- und Zuweisungssystem) ist der goldene Zügel, an dem wir Euch führen". In einem Land, das auf dem Papier die "kommunale Familie" und deren Selbstverwaltungsrechte feiert, eine ziemliche Entgleisung. Sollte man meinen. Eigentlich ist das jedoch inzwischen Normaltext. Und niemanden stört dies noch. Man muss eben Dinge stetig wiederholen. Dann werden diese von selbst Realität. Ebenso wie die Mär, dass mehr freies Geld für die Kommunen nicht machbar wäre, weil doch die Mittel begrenzt seien. Auch dies wäre schnell widerlegt. 300 Mio Euro braucht Sachsen für die Förderkontrolle. In 2023 gab es in diesem Bundesland 418 politisch eigenständige Gemeinden. Teilte man das Geld auf, wären dies über 700 TEUR pro Jahr und Haushalt. Natürlich ist dies keine korrekte Rechnung. Aber es zeigt Dimensionen und Möglichkeiten, die da sind. Selbst wenn wir nur ein Drittel davon wirklich ausschüttbar wäre, weil wir ja dennoch Verwaltung brauchen und die Zahlen schwanken, dann wäre das für die meisten Kommunen noch immer ein spürbarer Befreiungsschlag.

Und für den Freistaat nicht ein einziger Cent an Mehrbelastung.